1. OBJETIVO Y ALCANCE

INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA MANCHEGO CÁRDENAS S.A.S., en adelante “EL RESPONSABLE”, identificada con NIT 900.764.044-7, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El presente documento establece los lineamientos, principios y directrices que rigen el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, actualizados, suprimidos y en general gestionados por la organización, en el marco de sus actividades comerciales, inmobiliarias, de construcción y laborales.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas, aliados y áreas de la organización, aplicando a todas las bases de datos físicas y digitales en las cuales la sociedad actúe en calidad de Responsable o Encargado.

2. DEFINICIONES

Para efectos de interpretación de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones legales las cuales deberán ser interpretadas en su sentido y exactitud con la normatividad vigente sin que sean exclusivas o excluyentes frente a las establecidas con la normatividad vigente:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato calificado como tal por la ley y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, profesión u oficio, datos contenidos en el registro mercantil).
• Dato semiprivado: Información que no es íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas (ej. datos financieros y crediticios).
• Dato privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (para este caso, la sociedad inmobiliaria).
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (clientes, arrendatarios, propietarios, proveedores, trabajadores, etc.).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Habeas data: Derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos.

3. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de datos personales dentro de la organización se guiará de manera estricta por los siguientes principios:

• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima e informada de acuerdo con la Constitución y la Ley.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido.
• Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
• Principio de Temporalidad: Los datos no serán conservados más allá del tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades que motivaron su recolección.

4. FINALIDADES ESPECÍFICAS DEL TRATAMIENTO

Los datos personales tratados por INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA MANCHEGO CÁRDENAS S.A.S. tendrán las siguientes finalidades de acuerdo con el grupo de interés:

4.1. Respecto a Clientes, Arrendatarios, Propietarios y Compradores

• Promover, comercializar y gestionar la compraventa, arrendamiento, avalúo y corretaje de bienes inmuebles.
• Realizar el estudio de perfil crediticio, financiero y de riesgo a través de centrales de riesgo (Cifin, Datacrédito) y aseguradoras de arrendamiento legalmente constituidas.
• Verificar antecedentes comerciales
• Efectuar procesos de selección, evaluación y vinculación contractual.

• Gestión de pagos, transferencias bancarias y emisión de certificados de retenciones y tributarios
• Elaborar, suscribir y ejecutar contratos de arrendamiento, mandatos de administración inmobiliaria, promesas de compraventa y escrituras públicas.
• Gestión de recaudo, facturación, cobro prejurídico y jurídico de cánones de arrendamiento, cuotas de administración y de corretaje.
• Coordinación de reparaciones locativas, mantenimiento y entrega o restitución de bienes inmuebles.
• Envío de estados de cuenta, certificaciones de retención en la fuente y reportes tributarios.

4.2. Respecto a Proveedores y Contratistas (Maestros de obra, ingenieros, arquitectos, etc.)

• Efectuar procesos de selección, evaluación y vinculación contractual.
• Verificar antecedentes comerciales, de idoneidad técnica y cumplimiento de aportes a la seguridad social.
• Gestión de pagos, transferencias bancarias y emisión de certificados de retenciones y tributarios.

4.3. Respecto a Candidatos y Trabajadores

• Adelantar procesos de selección de personal, verificación de referencias laborales y académicas.
• Gestión de la relación laboral (nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales, pensiones y cesantías).
• Dar cumplimiento a los programas de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4.4. Finalidades Generales y de Seguridad

• Dar cumplimiento a las obligaciones del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), incluyendo la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales.
• Garantizar la seguridad de los bienes y personas mediante sistemas de videovigilancia en las oficinas o proyectos de construcción de la empresa.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o fiscales en ejercicio de sus funciones.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa en su condición de Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento (Art. 10 Ley 1581 de 2012).
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales (la supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos).
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS (HABEAS DATA)

Los titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderado, o por quien autorice la ley,  podrán ejercer sus derechos a través de los canales de atención habilitados por la organización, mediante una solicitud por escrito que contenga: nombre completo del titular, número de identificación, datos de contacto (dirección y correo electrónico), descripción clara de los hechos que motivan la solicitud y los documentos soporte que pretenda hacer valer.

6.1. Procedimiento de Consulta (Conocer información y solicitar pruebas)

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Procedimiento de Reclamos (Actualizar, rectificar o suprimir datos)

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES Y DATOS SENSIBLES

Menores de edad: La empresa prohíbe el tratamiento de datos personales de menores de edad, salvo aquellos que sean de naturaleza pública o cuando sea estrictamente necesario en el ámbito de las relaciones laborales, garantizando siempre el interés superior del menor y contando con la debida autorización de los padres o tutores legales.

Datos Sensibles / Biométricos: En caso de recolección de huellas dactilares o registros de fotografía/video (datos biométricos) para acceso a las instalaciones o firma de contratos, el titular deberá ser informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de estos datos sensibles. Si decide autorizarlos, la empresa aplicará rigurosos estándares de seguridad y confidencialidad.

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La organización adopta las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información. Estas incluyen de manera enunciativa:

• Restricción de acceso a carpetas físicas y digitales mediante contraseñas seguras y perfiles de usuario diferenciados.
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores y proveedores que tengan acceso a datos de la empresa.
• Copias de seguridad (backups) periódicas de las bases de datos digitales.
• Protocolos de almacenamiento seguro de documentos físicos de contratos y promesas de compraventa.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

En el evento en que INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA MANCHEGO CÁRDENAS S.A.S. requiera enviar datos a un tercero ubicado en Colombia o en el exterior (ej. almacenamiento en la nube, servidores externos o proveedores de software inmobiliario), se suscribirán contratos de transmisión de datos personales que cumplan las exigencias del Decreto 1074 de 2015, asegurando que el tercero cuente con niveles adecuados de protección.

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

De conformidad con las normas vigentes dictadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la sociedad procederá a inscribir, actualizar y/o reportar anualmente o ante cambios sustanciales, sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), en caso de cumplir con los topes de activos requeridos por la ley.

11. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y CANALES DE ATENCIÓN

Para el ejercicio de los derechos de Habeas Data, el titular podrá comunicarse con el área encargada a través de los siguientes canales:

Razón Social: INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA MANCHEGO CÁRDENAS S.A.S.

NIT: 900.764.044-7

Dependencia: Gerencia o a quine designe 

Dirección Física: Carrera 5 # 11 D – 221 Sur, San Roque Distrito, Cajicá, Cundinamarca.

Correo Electrónico: ci.manchegocardenas@gmail.com

Teléfono de contacto: 3103044566

12. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DEL DATO

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. Las bases de datos administradas por la organización se mantendrán vigentes mientras se desarrollen las finalidades comerciales, contractuales o legales que dieron origen a la recolección de los datos, o durante el tiempo que fijen las leyes comerciales (ej. conservación de libros y papeles de comercio por 10 años) o tributarias aplicables.

13. APROBACIÓN Y VIGENCIA DEL DOCUMENTO

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales fue revisada, aprobada y adoptada por el representante legal de INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA MANCHEGO CÁRDENAS S.A.S., entrando en vigor a partir de la fecha de su firma.